Privacy policy

Introduzione

Fairly è un progetto dell’Università di Torino, approvato dal Comitato Unico di Garanzia, dal Comitato di Bioetica dell’ateneo e finanziato parzialmente dal Bilancio Partecipativo dell’università. 

Il trattamento dei dati personali nell’ambito del progetto Fairly è effettuato dall’Università di Torino per finalità di ricerca scientifica istituzionale. Il trattamento avviene sulla base del consenso esplicito dell’utente ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). 

Fairly consiste in un’estensione per il browser Google Chrome, ovvero un programma software che estende le funzionalità di base del browser, disponibile su Gmail ed esclusivamente per account istituzionali dell’Università di Torino (con dominio unito.it). Lo scopo dell’estensione è di supportare la scrittura inclusiva, che mira all’adozione di strategie comunicative rispettose delle differenze di genere, con finalità educative e di sensibilizzazione. Basato su tecnologie avanzate di Natural Language Processing e su modelli predittivi e generativi di Intelligenza Artificiale, Fairly sarà in grado di individuare automaticamente espressioni potenzialmente discriminatorie o non inclusive segnalandole e proponendo alternative più inclusive.

Il progetto prevede due fasi:

• la prima è una fase di sperimentazione caratterizzata da un rilascio limitato e controllato ad un gruppo ristretto di persone appartenenti al corpo studentesco, docente, e al personale tecnico amministrativo dell’università. In questa fase vengono raccolti dati aggiuntivi rispetto alla versione definitiva del sistema, esclusivamente per finalità di ricerca e valutazione del funzionamento dello strumento.
• la seconda fase corrisponde al rilascio generale del tool, che sarà messo a disposizione dell’intera comunità dell’Università di Torino. In questa fase la raccolta dei dati sarà limitata a quanto strettamente necessario per l’erogazione del servizio e per il monitoraggio del suo utilizzo. 

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali durante la fase di sperimentazione del progetto Fairly.

La partecipazione alla fase di sperimentazione è volontaria. Al primo utilizzo dell’estensione, all’utente viene richiesto di prendere visione della presente informativa e di esprimere il proprio consenso al trattamento dei dati previsto durante questa fase. In caso di rifiuto, non sarà possibile utilizzare l’estensione durante la fase sperimentale.

Quali dati raccogliamo?

Fairly raccoglie i seguenti dati:

• Indirizzo email:  l’indirizzo email viene trasformato tramite funzione crittografica HMAC-SHA256 con chiave segreta che genera un identificativo pseudonimizzato dell’utente. Questo identificativo è deterministico (quindi un indirizzo email produrrà sempre la stessa stringa di caratteri usando una determinata chiave) e consente di aggregare ed associare tutte le interazioni di un/una utente senza memorizzare o utilizzare direttamente l’indirizzo email in chiaro. La chiave segreta utilizzata è conservata in modo sicuro e non è accessibile pubblicamente. L’indirizzo email in chiaro non viene mai salvato dall’estensione.
• Testo della email: prima di essere elaborato dall’estensione, il contenuto testuale della mail viene sottoposto ad un processo di text sanitization volto a rimuovere le informazioni personali identificabili (PII). Ciò consente di assicurare che nessuna informazione personale venga trasmessa ai modelli utilizzati per la generazione di riformulazioni inclusive. Esclusivamente per le mail in cui Fairly viene utilizzata, una copia del testo anonimizzato viene salvata al momento dell’invio della mail.
• Dati sull’utilizzo: Fairly registra le interazioni tra utente ed estensione, con lo scopo di comprendere ed analizzare come viene utilizzato lo strumento. Ogni evento è associato ad un identificativo pseudonimizzato dell’utente. In particolare, vengono salvati i seguenti eventi:
  • evento analisi: quando l’utente clicca sul “Analizza”, Fairly salva la strategia selezionata, la lunghezza della mail (numero di caratteri e parole) e i segmenti di testo (span) non inclusivi rilevati
  • evento accetto: quando l’utente accetta una riformulazione (sia tramite il pulsante “Accetta tutto”, sia accettando singoli segmenti), Fairly salva il/i segmenti di testo accettati.
  • evento rifiuto: quando l’utente rifiuta una riformulazione (sia tramite il pulsante “Rifiuta tutto”, sia rifiutando singoli segmenti), Fairly salva il/i segmenti di testo rifiutati
  • evento modifica: quando l’utente propone una nuova riformulazione dello span utilizzando la relativa barra di input fornita dall’estensione Fairly, tale proposta viene salvata.
  • evento invio: quando l’utente invia una email, Fairly salva un id identificativo della mail ed un valore che indica se Fairly è stata utilizzata per quella email. Tale id non consente di ricostruire il contenuto della comunicazione. In caso di utilizzo di Fairly, l’estensione registra ulteriormente la lunghezza finale della mail (numero di caratteri e parole) e l’intero testo della mail dopo averlo anonimizzato.
  • evento informazioni: quando l’utente clicca su uno dei bottoni informativi adiacenti a ciascuna strategia e/o su Scopri di più all’interno della descrizione.

Tutti i dati raccolti nell’ambito della sperimentazione sono utilizzati esclusivamente per finalità di ricerca, valutazione e miglioramento del progetto Fairly.

Come raccogliamo i tuoi dati?

Tutti i dati vengono raccolti esclusivamente tramite l’interazione dell’utente con l’estensione. La raccolta e l’elaborazione dei dati hanno luogo solo dopo la presa visione della presente informativa da parte dell’utente e l’espressione del consenso alla partecipazione alla fase di sperimentazione ed al conseguente raccoglimento dei dati.

I dati trattati da Fairly vengono raccolti durante l’utilizzo dell’estensione, e, in particolare, durante l’interazione con le funzionalità del sistema di posta elettronica Gmail, inclusi l’avvio dell’analisi testuale tramite il pulsante Analizza e l’invio di email dall’account istituzionale.

Inoltre Fairly raccoglie dati esclusivamente da indirizzi email istituzionali dell’Università di Torino. Non sarà pertanto attiva su alcun altro indirizzo email personale, o in generale il cui dominio non termina con  unito.it.

Come utilizzeremo i tuoi dati?

Lo strumento Fairly utilizza i dati raccolti esclusivamente per scopi di ricerca, con l’intento di analizzare e documentare l’efficacia del linguaggio inclusivo e valutare l’utilizzo e l’adozione di strumenti di supporto alla scrittura inclusiva.

I dati non vengono comunicati a soggetti terzi e non sono utilizzati per finalità diverse da quelle di ricerca. Eventuali risultati della ricerca potranno essere diffusi unicamente in forma aggregata e anonima.

Durante l’utilizzo di Fairly il contenuto testuale delle email viene sottoposto a processi di pseudonimizzazione e rimozione delle informazioni personali identificative (PII), e successivamente elaborato da modelli di linguaggio ospitati sull’infrastruttura dell’Università di Torino per l’identificazione di contenuti non inclusivi e per la generazione di formulazioni alternative.

I dati non sono accessibili a soggetti esterni, incluse le aziende fornitrici dei modelli linguistici utilizzati. Tutti i processi di elaborazione avvengono all’interno dell’infrastruttura dell’Università di Torino, esclusivamente da parte di personale autorizzato, nel rispetto di adeguati standard di sicurezza e riservatezza.

Come conserviamo i tuoi dati?

I dati legati all’utilizzo di Fairly vengono conservati in sicurezza sui server dell’Università di Torino. L’Ateneo non trasferisce, né direttamente né tramite soggetti terzi, i dati personali verso Paesi al di fuori dell’Unione Europea o organizzazioni internazionali. 

I dati sono conservati per un periodo di 5 anni e trattati per finalità di ricerca scientifica. Al termine di tale periodo, i dati potranno essere conservati in forma aggregata e anonimizzata per finalità statistiche e di analisi scientifiche. 

I dati memorizzati localmente dall’estensione (ad esempio identificativi tecnici salvati nel browser dell’utente tramite Chrome Storage) rimangono conservati fino alla disinstallazione dell’estensione o fino alla loro eventuale eliminazione da parte dell’utente.

Il trattamento dei dati personali per finalità di ricerca scientifica può prevedere la conservazione dei dati per periodi più lunghi rispetto a quelli strettamente necessari al raggiungimento delle finalità iniziali, nel rispetto dell’art. 5, par. 1, lett. e) e dell’art. 89 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

L’estensione Fairly non utilizza cookie né tecnologie di tracciamento basate su cookie per finalità di profilazione o marketing.

Alcuni dati relativi all’utente (quali il consenso alla raccolta dei dati e l’ordine delle strategie mostrate all’utente nell’interfaccia grafica del tool), sono salvati direttamente nel browser dell’utente tramite Chrome Storage e utilizzati esclusivamente per il corretto funzionamento tecnico dell’estensione. Questi dati non vengono utilizzati per finalità di tracciamento su siti esterni, né per attività di profilazione dell’utente al di fuori dell’utilizzo di Fairly. 

L’eventuale raccolta di dati relativi all’utilizzo del servizio avviene esclusivamente nell’ambito delle funzionalità dell’estensione, come descritto nelle altre sezioni della presente informativa. 

Quali sono i tuoi diritti in materia di protezione dei dati?

L’Università di Torino desidera assicurarsi che tu sia pienamente consapevole di tutti i tuoi diritti in materia di protezione dei dati. Ciascuna persona interessata ha diritto a quanto segue:

• Diritto di accesso: hai il diritto di richiedere una copia dei tuoi dati personali oggetto di trattamento da parte di Fairly.

• Diritto di rettifica: hai il diritto di richiedere la correzione di dati inesatti e l’integrazione di dati incompleti collezionati da Fairly.

• Diritto alla cancellazione: hai il diritto di richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali collezionati da Fairly, nei casi previsti dalla normativa applicabile.

• Diritto di limitazione del trattamento: hai il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali collezionati da Fairly nei casi previsti dalla normativa applicabile.

• Diritto di opposizione al trattamento: hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali da parte di Fairly nei casi previsti dalla normativa applicabile.

• Diritto alla portabilità dei dati: hai il diritto di ricevere i dati personali che ti riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e di trasmetterli a un altro titolare del trattamento, ove applicabile.

• Diritto di revoca del consenso: hai il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato. La revoca interromperà i trattamenti futuri, ma non avrà effetto su quelli già effettuati sulla base del consenso precedentemente fornito. 

Se desideri esercitare uno qualsiasi di questi diritti, vi preghiamo di contattarci tramite e-mail all’indirizzo: fairly@unito.it

Modifiche alla nostra informativa sulla privacy

Fairly si riserva il diritto di aggiornare periodicamente la propria presente informativa sulla privacy. Eventuali modifiche saranno rese disponibili su questa pagina web. La data dell’ultimo aggiornamento è riportata al termine del presente documento.

Come contattarci?

Se hai domande sulla politica sulla privacy di Fairly, sui dati che conserviamo su di voi o se desiderate esercitare uno dei tuoi diritti in materia di protezione dei dati, non esitare a contattarci.

Puoi farlo attraverso il form a questo link, oppure inviando un’e-mail all’indirizzo: fairly@unito.it

Come contattare il Data Protection Officer (DPO)

Qualora desideri presentare un reclamo o riteniate che Fairly non abbia gestito la vostra segnalazione in modo soddisfacente, Data Protection Officer (DPO) dell’Università di Torino può essere contattato alla seguente mail: rpd@unito.it.

Chiunque ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.